En la gestión de proyectos, es muy importante determinar la rentabilidad potencial de una iniciativa. El análisis de rentabilidad en la gestión de proyectos es cómo las empresas pueden decidir si un proyecto vale la pena el tiempo, el esfuerzo y los recursos que se le asignarán. También es la forma en que las empresas pueden decidir priorizar un proyecto sobre otro cuando hay varios proyectos que pueden estar compitiendo por los recursos dentro de una organización.
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En un esfuerzo por crecer rápidamente, algunas empresas pueden emprender proyectos con márgenes de ganancia reducidos, lo que puede afectar la salud financiera general de la empresa. Otras empresas pueden creer erróneamente que una iniciativa de alto valor monetario es lo mismo que una iniciativa rentable, pero no lo es.
La variación del alcance, la baja utilización de los empleados y otros factores pueden afectar la rentabilidad de dicho proyecto. El Project Management Institute también señala que «el riesgo asociado con diferentes tipos de contratos afecta la expectativa de ganancias».
Cómo medir la rentabilidad
¿Cómo pueden las organizaciones de servicios profesionales pronosticar, medir y aumentar la rentabilidad de los proyectos que emprenden? La visibilidad es clave en todos los frentes. Tener una vista de arriba hacia abajo de los recursos, el tiempo invertido y las tasas de utilización ayuda a las empresas a adoptar un enfoque de lente largo para evaluar la rentabilidad del proyecto.
Las empresas pueden utilizar herramientas como el índice de rentabilidad (PI) para determinar la rentabilidad potencial de un proyecto. El análisis de los márgenes de beneficio también puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de los ingresos y la salud financiera general.
En esta sección, analizaremos la rentabilidad del proyecto, los métodos y herramientas utilizadas para pronosticarlo, evaluarlo y medirlo, y todas las formas en que Wrike puede ayudar.
Índice de rentabilidad
Asumir nuevos proyectos e inversiones es crucial para el crecimiento de cualquier negocio, pero asegurarse de que estas iniciativas sean rentables es igualmente importante. Entonces, ¿cómo deciden las empresas cómo realizar una inversión sobre otra? A menudo utilizan una herramienta llamada índice de rentabilidad (PI).
El índice de rentabilidad (también conocido como relación costo-beneficio o relación de inversión de beneficios) ayuda a las empresas a determinar el valor potencial o la rentabilidad de un proyecto. Las organizaciones de servicios profesionales en crecimiento a menudo tienen un capital limitado, por lo que este índice puede ayudar a revelar oportunidades de inversión viables. Por ejemplo, si una organización sopesa múltiples inversiones, la empresa puede usar el índice de rentabilidad para clasificar los proyectos de acuerdo con si los ingresos esperados son más altos que su inversión inicial (ROI).
¿Qué es un buen índice de rentabilidad y cuál es la fórmula del índice de rentabilidad del proyecto?
Índice de rentabilidad = valor presente de los flujos de caja futuros / inversión inicial del proyecto.
Este índice representa la cantidad de dinero que se gana por cada dólar invertido. Si el índice es superior a 1, es probable que el proyecto sea viable.
Si el índice es menor que 1:
Esto significa que el proyecto no es viable. Su empresa invertirá más de lo que sacará de esta iniciativa y el proyecto no debe continuar.
Si el índice es igual a 1:
Esto significa que es probable que el proyecto se recupere. Si bien no es una pérdida, las empresas rara vez realizan inversiones con el fin de cubrir los gastos. Este proyecto también debe evitarse.
Si el índice es mayor que 1:
Si el índice es mayor que 1, el proyecto debe continuar porque es probable que sea rentable.
Comprensión de los márgenes de beneficio para la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, el análisis de los márgenes de beneficio puede ayudar a las empresas a comprender mucho sobre su negocio, incluido el nivel de rentabilidad de su trabajo. Es fácil tomar los ingresos del proyecto como el punto de referencia definitivo. Sin embargo, el análisis de los márgenes de ganancia ofrece una imagen más completa del crecimiento, los ingresos y los costos generales para comprender realmente la rentabilidad.
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Las empresas necesitan aportar más dinero del que invierten en un proyecto para mejorar sus resultados, en lugar de solo cubrir los costos del proyecto. Comprender los márgenes de ganancia también puede ayudar a las empresas a clasificar y decidir internamente los proyectos y clientes con los que vale la pena continuar.
El margen de beneficio bruto y el margen de beneficio neto se expresan normalmente en porcentajes, pero muestran imágenes ligeramente diferentes sobre los ingresos.
Margen de beneficio bruto
El margen de beneficio bruto le dice a una empresa su beneficio después de deducir los gastos de los ingresos del proyecto. El margen de beneficio bruto generalmente no tiene en cuenta cosas como impuestos, intereses y otros costos administrativos.
(Ingresos del proyecto – gastos del proyecto / ingresos del proyecto x 100)
En los servicios profesionales, las empresas generalmente no venden productos manufacturados. En cambio, ofrecen su experiencia.
Por ejemplo, una empresa de planificación de eventos puede cobrar una tarifa fija de 28.000 dólares para planificar una conferencia tecnológica en nombre de una organización. Si los gastos de la empresa del evento totalizan $ 19,000, han obtenido una ganancia de $ 9,000, que es un margen de ganancia bruta del 32% (9,000 / 28,000 x 100).
Margen de beneficio neto
Como afirma Investopedia , «el margen de beneficio neto es igual a la cantidad de ingresos netos generados como porcentaje de los ingresos». No solo tiene en cuenta los ingresos totales, sino también otros costos operativos y generales.
(Ingresos: gastos, impuestos, costos operativos, otros gastos) / ingresos x 100
¿Qué es un buen margen de beneficio?
Según Inc , “la mayoría de las empresas de servicios profesionales tienen márgenes de utilidad operativa del 25 al 40%”, lo que significa que de 25 a 40 centavos de cada dólar ganado se destina al resultado final. Las empresas con menos gastos generales tienden a tener mejores márgenes de beneficio que las empresas que tienen mayores costos operativos. Esto se debe a que se destina más dinero al resultado final, no solo a cubrir los gastos operativos de la empresa.
Un informe de 2016 identificó la contabilidad, la preparación de impuestos, la nómina y los servicios legales como las industrias con los márgenes de ganancia más altos.
Aumento de los márgenes de beneficio
En los servicios profesionales, aumentar los márgenes de ganancia no se trata solo de aumentar el costo de sus servicios. La mejora de la productividad y la eficiencia del proyecto también juegan un papel muy importante. Estas son algunas de las formas en las que ser más eficiente puede aumentar los márgenes de beneficio de su empresa.
Elimine el deslizamiento del alcance El
alcance del proyecto mal definido puede provocar el incumplimiento de los plazos y el sobrecoste del presupuesto. Esto, a su vez, puede aumentar los gastos del proyecto e impactar su rentabilidad.
El 32,2% de los encuestados en una encuesta dijo que el cambio de opinión de los clientes era su mayor barrera para la productividad. Definir el alcance del proyecto desde el principio puede mitigar este agujero negro de productividad.
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Elimine clientes y proyectos que consumen recursos pero tienen bajos márgenes de beneficio.
Algunos clientes y proyectos simplemente no valen la pena el tiempo, el esfuerzo y los recursos que se invierten en ellos. Identifique proyectos con márgenes de beneficio muy reducido o inexistente y priorice iniciativas más rentables.
Utilice un software de seguimiento del tiempo para medir la utilización de los
Empleados Las altas tasas de utilización de los empleados significan que los trabajadores dedican una mayor proporción de sus horas de trabajo disponibles al trabajo del cliente. Más trabajo del cliente significa más horas facturables, lo que significa mayores ganancias. Rastree y responda estratégicamente a esta importante métrica.
Hacer retención de clientes una prioridad de negocio
Se cuesta cinco veces más para traer un nuevo cliente que retener a uno. ¿Entonces qué significa eso? Su empresa debe hacer que la retención de clientes sea la primera de su lista de prioridades.
Seguimiento del tiempo del proyecto
¿Qué es el seguimiento del tiempo del proyecto?
En la gestión de proyectos, el seguimiento del tiempo es útil para la gestión de recursos y para medir el tiempo dedicado a una tarea específica o una serie de tareas. El seguimiento del tiempo del proyecto también es crucial para los equipos que facturan a los clientes según una tarifa por hora, como los consultores.
Según la investigación , el 15% de las actividades facturables a menudo no se informa. Esto significa que las empresas están perdiendo dinero simplemente porque no están más organizadas en el seguimiento de su trabajo facturable. Las herramientas de gestión de proyectos con capacidades de seguimiento del tiempo ayudan a los equipos a registrar y gestionar las horas dedicadas al trabajo en nombre de los clientes.
Digamos, por ejemplo, que su organización contrata a un consultor de marketing, Sam. A $ 85 / hora, Sam completa las siguientes tareas:
Creando una nueva guía de marca
Desarrollando un plan de SEO
Desarrollar un plan de contenido y un calendario
Planificación y puesta en marcha de un nuevo logotipo
Sam registra cada una de estas tareas y su duración en Wrike seleccionando la opción de seguimiento del tiempo. En total, Sam completó 11,5 horas de trabajo para este proyecto y registró todas estas horas en Wrike. Con base en su tarifa de $ 85 y una estructura por hora, pueden facturar a su organización $ 977.50.
El registro de estas horas en Wrike garantiza que haya un registro para que el cliente y el consultor puedan consultarlo. El seguimiento preciso del tiempo también puede hacer que las empresas sean más rentables porque asegura que todo el trabajo elegible que se ha completado se contabiliza, lo que significa que no se pierde dinero debido a estimaciones de tiempo inexactas.
Seguimiento de la productividad
Una herramienta de gestión de proyectos con funciones de seguimiento del tiempo también puede realizar un seguimiento de la productividad. El seguimiento del tiempo no se trata solo de asegurarse de que los equipos reciban un pago por todo el trabajo que realizan. También puede ser útil para revelar procesos abultados y que requieren mucho tiempo.
Si lo piensa, probablemente pueda identificar una tarea en su flujo de trabajo diario que sea ineficiente y esté pidiendo ser automatizada o con plantillas. Si no es inmediatamente obvio, una herramienta de seguimiento del tiempo podría revelar dicha tarea en su proceso.
El uso del software de seguimiento del tiempo del proyecto para registrar tanto el trabajo facturable como el no facturable puede dar a los gerentes una idea de cuánto tiempo dedican los trabajadores a tareas productivas frente a tareas improductivas.
Tasas de utilización de empleados
La productividad de los empleados está en el corazón de la rentabilidad. Esto significa que el trabajo diario que realiza un empleado debería, en teoría, generar ingresos tanto como sea posible. Una métrica importante para medir la productividad es la utilización de los empleados. La utilización de los empleados normalmente se expresa como un porcentaje y nos dice cuánto del tiempo disponible de un empleado se dedicó al trabajo facturable del cliente.
Cuanto mayor sea el porcentaje, más tiempo se ha dedicado al trabajo que se puede facturar a un cliente. Una tasa de utilización del 100% es poco probable y no es necesariamente algo bueno. Significa que un empleado pasa todas sus horas disponibles haciendo el trabajo del cliente. Como señala Productive.io , una tasa de utilización del 100% también significa que se están descuidando actividades no facturables, pero importantes, como la formación de equipos dentro de una empresa. Esto puede ser malo para la moral de los empleados y provocar el agotamiento de los empleados y, finalmente, la rotación.
La tasa de utilización de los empleados también ayuda a pintar una imagen de la productividad general de una organización. Por ejemplo, si las tasas de utilización de los empleados se acercan al 100% en todos los ámbitos, puede ser el momento de contratar a más empleados para evitar el agotamiento . Por otro lado, si las tasas de utilización de los empleados son bajas, es posible que no haya suficiente trabajo del cliente.
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Cómo calcular la tasa de utilización
La fórmula de utilización de los empleados es simple. La fórmula es: Utilización del empleado = horas facturables / horas totales en un período de trabajo x 100. Puedes calcular fácilmente la tasa de utilización de un empleado dentro de una semana laboral de 40 horas utilizando la función de seguimiento del tiempo en Wrike.
Si un empleado registra 29 horas a la semana (de un total de 40 posibles) haciendo trabajo de cliente facturable, su tasa de utilización de la semana es del 72,5%. Sin un sistema de seguimiento del tiempo establecido, calcular la utilización de los empleados es casi imposible. El cálculo de la utilización de los empleados solo se puede hacer con un conocimiento sólido de en qué están trabajando los empleados y cuándo.
Para las organizaciones de servicios profesionales, medir, monitorear y optimizar la rentabilidad son vitales para el crecimiento. Cuando se trata de realizar un seguimiento del tiempo y la productividad, las empresas necesitan un software sólido y versátil como Wrike. Las funciones de Wrike ayudan a los equipos a realizar un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo del cliente y pueden proporcionar información crucial que ayude en la toma de decisiones estratégicas para aumentar las ganancias.
